Как избежать дублей, чтобы сэкономить ресурсы и время
Дублирующие записи серьезно усложняют работу с данными. Дубли занимают лишнюю строчку в контактах, количество которых ограничено. Возникает путаница, а менеджеру приходится дольше искать правильную информацию. Еще дубли забирают ресурсы, например, при рассылке по базе клиентов.
Вручную контролировать появление дублей невозможно. Поэтому команда Albato реализовала инструмент, который решает проблему с дубями записей. Он может выполнять дополнительные проверки, обеспечивающие уникальность данных.
В этой статье расскажем, как инструмент работает. В свойствах связки можно настроить четыре сценария, о которых мы и расскажем по порядку.
Сценарий №1. Не проверять на дубликаты, всегда создавать новую запись
В этом варианте сервис не выполняет дополнительные проверки и всегда отправляет запрос на добавление новой записи. При этом могут возникнуть ошибки создания записи в том случае, если не обеспечена требуемая уникальность данных.
Сценарий №2. Не создавать новую запись, если найден дубликат
Albato проверяет, есть ли уже в системе назначения данные, с указанными уникальными полями. Если такая запись найдена (в интерфейсе она называется «Дубликат»), дальнейшая обработка текущего шага прекращается. Новая запись не создается. Поля найденной записи доступны для использования в последующих шагах этой связки.
Сценарий №3. Обновить существующую запись, если найден дубликат, иначе — создать новую запись
В этом сценарии сервис также выполняет поиск существующей записи, при нахождении которой обновляет ее поля. Если дубликат не найден, создается новая запись.
Например, при отправке лид-формы из Facebook система создала запись клиента в CRM. В ней стандартно будут поля: имя, телефон и почта. Когда в следующий раз клиент будет с вами взаимодействовать (скажем, позвонит после перехода по рекламному объявлению), в его карточку автоматически подгрузятся дополнительные данные из рекламных систем.
Вы можете удалить текущее значение и вместо него вписать или выбрать из выпадающего списка что-то другое. Поле будет обновлено.
Сценарий №4. Только обновить существующую запись, если найден дубликат.
Это последний вариант работы с дубликатами, который предполагает их поиск, но прерывается, если дубликат не найден. Сценарий похож на предыдущий и выполняет занят такой же функциональностью за исключением создания новой записи. Новые записи при этой настройке не создаются. Таким образом, сценарий служит только для обновления записей.
