Как внедрить «Битрикс24» в компании: с чего начать и как сделать это правильно

Небольшая компания может долгое время собирать клиентскую базу в Google Sheets, выгружать лиды из рекламных кабинетов вручную и передавать заявки в другие отделы через email. Но когда бизнес растет и заявок становится больше, нужен инструмент, который поможет не погрязнуть в табличках и переписках. Этот инструмент — CRM «Битрикс24». С чего начать внедрение CRM-системы «Битрикс24», чтобы упростить работу и повысить продажи, рассказали в этой статье. 

Что значит — внедрить CRM

Внедрить CRM-систему — значит организовать работу отделов в одном окне, автоматизировать воронки продаж, быстрее решать рабочие задачи и с помощью этого увеличивать прибыль компании.

Когда нужно внедрение CRM

Непонятно из каких источников приходят лиды. CRM поможет систематизировать данные об источниках трафика и проанализировать эффективность каждого. 

Лиды есть, а продаж нет. Когда менеджеры собирают заявки в Google Sheets, эти заявки легко потерять, забыть по ним перезвонить или ввести неправильные данные. В CRM все заявки попадают автоматически, а менеджерам удобно с ними работать.

Много рутинных задач. Перенести лиды из рекламных кабинетов в CRM. 

Написать письмо в соседний отдел, чтобы передать заявку. Проверить в каком статусе каждая сделка. Такие рутинные задачи легко автоматизировать в CRM-системе и освободить время менеджеров на работу с клиентами.

Если в компании есть одна из этих проблем, стоит задуматься о внедрении «Битрикс24».

«Битрикс24» — это сервис, который поможет:

• Собирать и хранить данные об обращениях клиентов. 
• Вести переписку с клиентами в одном окне.
• Отправлять sms и email-рассылки клиентам.
• Быстро передавать информацию по заявкам между отделами.
• Собирать аналитику по продажам и маркетингу. 
• Анализировать данные о целевой аудитории.
• Экономить время сотрудников.

Этапы внедрения Битрикс24: пошаговая инструкция

Определить цель, зачем нужно внедрять CRM

Если вы задумываетесь о внедрении в компанию CRM, важно понять, какой цели вы хотите достичь.

Объединить информацию о всех клиентах в одном месте

Если клиенты приходят из разных каналов (сайта, рекламных кампаний, офлайн), хороший план вести учет всех клиентов в одной CRM системе, а не в разных местах. Это поможет:

• Объединить информацию по каждому клиенту в единый профайл.
• Собирать все обращения клиентов и учитывать их, например, при проведении новогодних акций. А потом анализировать результаты этих акций.
• Привести процессы работы с клиентами к одному виду.
• Работать быстрее менеджерам отдела продаж.
• Увеличить продажи благодаря персональным предложениям для клиентов.

Увеличить продажи 

В CRM удобно собирать все лиды и заявки в одном окне, это позволяет:

• Видеть нагрузку на менеджеров и вовремя ее координировать. 
• Записывать звонки клиентам и анализировать, чтобы улучшать качество обслуживания.
• Использовать отдельные воронки для продаж на маркетплейсах, холодных клиентов или подогретых клиентов, повторных продаж.
• Анализировать воронки продаж и находить в них слабые места. Например, вы сможете быстро заметить, что в компания привлекает много клиентов, но отдел продаж их теряет. 

Оптимизировать рабочие процессы компании 

Когда в компании работает 3 человека, рабочие задачи легко решить в Telegram-чатах. Но когда компания растет, нужно строить процессы. В CRM можно:

• Ставить сотрудникам задачи и координировать их работу.
• Настроить автоматические напоминания о задачах.
• Экономить время на передачу информации между отделами.
• Создать хранилище документов и чек-листов.

Настроить аналитику 

В CRM просто формировать подробные отчеты в режиме реального времени. Это позволяет:

• Анализировать эффективность каналов привлечения.
• Определять причины упущенных сделок на каждом из этапов воронок.
• Оценивать качество работы сотрудников и целых отделов. 

Определите критерии, по которым вы определите, что внедрение CRM прошло успешно. Например, «менеджеры стали обрабатывать на 25% больше лидов», «повторные заявки увеличились на 10%» или «все сотрудники умеют работать в CRM и тратят в 4 раза меньше времени на обработку заявок».

Описать бизнес-процессы

Когда вы определитесь с целью внедрения CRM, подумайте, какие бизнес-процессы вы будете настраивать в CRM. А потом опишите на бумаге, как работает каждый процесс от начала до конца. 

Например, процесс продажи в интернет-магазине может быть таким: клиент оставил заявку на сайте —> менеджер связался с клиентом, уточнил детали и выслал ссылку на оплату —> клиент оплатил —> заказ передали в отдел сборки —> когда заказ собрали, передали в отдел логистики —> клиент получил заказ. Разложив весь процесс продажи на шаги, будет проще настраивать его в CRM.

Подумайте, какие интеграции со сторонними сервисами вам понадобятся.

Если в «Битрикс24» не окажется нужных, воспользуйтесь сервисом для интеграций, например, Albato. 

Albato — это no-code сервис, который свяжет Битрикс24 с нужными вам сервисом. Такие интеграции повысят эффективность CRM, а менеджерам позволят работать быстрее в окне CRM.

Настроить CRM

Потребуется время, чтобы разобраться что и как настраивать внутри «Битрикс24». Если вы никуда не спешите, то самостоятельно справитесь с настройками. Если времени нет, вы можете обратиться к агентствам и интеграторам, которые специализируются на внедрении CRM. У них есть нужные знания, поэтому они сделают это быстро.

Обучить и мотивировать сотрудников пользоваться системой

Многим трудно менять привычные процессы. Подумайте, как будете мотивировать сотрудников работать в новой системе. Расскажите, зачем нужна новая система, чем она поможет компании и им. Проведите обучение и подготовьте регламенты и инструкции, к которым они будут обращаться первое время.

Проанализировать результаты и внести изменения, если нужно 

Возможно вы увидите, что процессы нужно корректировать или менять.

Заключение

Чтобы внедрить «Битрикс24» нужно:

• Определиться с целями, которых хотите достичь.
• Описать бизнес-процессы, которые хотите настроить.
• Настроить CRM-систему самостоятельно или с помощью экспертов по внедрению.
• Обучить сотрудников и мотивировать их  работать в «Битрикс24».

Внедрение «Битрикс24» поможет:

• Сделать процесс работы понятнее.
• Улучшить продуктивность сотрудников, и упорядочить их действия. 
• Увидеть точки, которые тормозят работу.
• Собрать все данные о заказах и клиентах в одном месте.
• Общаться с клиентами в одном окне.
• Увеличить продажи.