Как передавать данные из Google Sheets в мессенджер МАХ

Когда команда ведёт заказы или заявки в Google Sheets, приходится постоянно проверять таблицу вручную. Через Альбато можно настроить автоматическую отправку данных из Google Sheets в мессенджер МАХ: при появлении новой строки в таблице бот отправит сообщение в нужный чат. Настройка занимает 5 минут, код писать не нужно.

Альбато отслеживает появление новых строк в таблице и мгновенно отправляет сообщение в чат МАХ. В сообщение можно подставить любые данные из ячеек: имя клиента, сумму заказа, артикул товара. Вся настройка состоит из двух шагов: триггер (Google Sheets) и действие (Мессенджер МАХ).

Что нужно для настройки

Перед созданием связки подключите оба сервиса к Альбато:

– Google Sheets: авторизуйте свой Google-аккаунт в Альбато. Подробнее о работе с таблицами читайте в статье «Правила работы в Google Sheets при передаче данных».
– Мессенджер МАХ: подключите аккаунт через токен бота. Если у вас ещё нет бота, создайте его по инструкции «Как настроить бота в MAX».

После подключения можно переходить к созданию связки.

Как передать данные из Google Sheets в МАХ

Весь процесс состоит из пяти шагов. Разберём каждый.

Шаг 1. Создайте новую связку

Перейдите в раздел «Мои связки» и нажмите «Создать новую связку».

В Альбато связка состоит из двух частей: триггер (откуда берём данные) и действие (куда отправляем). Триггер будет срабатывать каждый раз, когда в таблице появится новая строка.

Шаг 2. Настройте триггер (Google Sheets)

В окне «Настройте триггер» укажите параметры:

• Сервис: Google Sheets
• Событие: «Создана новая строка»
• Подключение: выберите свой аккаунт Google Sheets

В дополнительных параметрах выберите файл таблицы и лист, откуда будут поступать данные.

Нажмите «Продолжить».

Шаг 3. Добавьте действие (Мессенджер МАХ)

В следующем окне настройте действие:

• Сервис: Мессенджер МАХ
• Действие: «Отправить сообщение»
• Подключение: выберите свой аккаунт Мессенджер МАХ

Нажмите «Продолжить».

Шаг 4. Настройте поля сообщения

На этом шаге заполните поля для отправки сообщения:

• Чат (ID): укажите идентификатор чата в МАХ, куда бот будет отправлять сообщения. Это обязательное поле.
• Текст сообщения: составьте шаблон из текста и переменных. Переменные подтягиваются из данных триггера (Google Sheets).

В текст сообщения можно вставить любые данные из таблицы. Выбирайте нужные столбцы из списка переменных в правой части поля. Так менеджер получит только ту информацию, которая ему действительно нужна.

Нажмите «Сохранить».

Шаг 5. Запустите связку и настройте расписание

Связка готова. Нажмите «Запустить» в конструкторе связки.

По умолчанию связка работает в реальном времени. Если вам нужен другой режим, откройте меню триггера (три точки) и выберите «График запуска». Там можно задать интервал проверки: раз в 5 минут, раз в час или по конкретным дням и часам.

Через то же меню доступны другие настройки: фильтры (чтобы отправлять сообщения только при определённых значениях в ячейках) и обработчик ошибок.

После запуска связка начнёт отслеживать новые строки в таблице и отправлять сообщения в МАХ автоматически.

Когда полезна интеграция Google Sheets и МАХ

Связка пригодится в нескольких сценариях:

Уведомления о новых заявках. Менеджеры ведут таблицу с заявками из сайта или формы. При добавлении новой строки ответственный сотрудник сразу получает сообщение в МАХ с данными клиента.

Контроль складских остатков. Если таблица обновляется при поступлении товара, бот может уведомить отдел закупок или логистики о том, что позиция пополнена.

Отчёты для руководителя. Когда аналитик добавляет итоги дня/недели в таблицу, руководитель автоматически получает сводку в чат.

Передача данных между отделами. Один отдел заполняет таблицу, другой получает обновления в мессенджер без необходимости проверять документ вручную.

Все перечисленные сценарии настраиваются в Альбато за несколько минут без кода.

Что ещё можно автоматизировать с Google Sheets

Google Sheets через Альбато можно связать не только с МАХ. Вот несколько популярных сценариев:

• Отправка данных из таблиц в CRM (amoCRM, Битрикс24)
• Обновление таблицы при новом лиде из рекламного кабинета
• Выгрузка данных из Яндекс Форм в таблицы
• Синхронизация таблиц с другими мессенджерами
• Автоматическая реакция на обновление данных на листе

Подробнее о возможностях работы с таблицами читайте в статье «Google Таблицы: 20 лайфхаков и приёмов для эффективной работы». А если вы хотите разобраться, как no-code автоматизация помогает бизнесу в целом, начните с этого гайда.