Google Таблицы: 5 лайфхаков для эффективной работы

Google Таблицы все больше набирают популярность, и действительно — в работе с ними есть важное преимущество. Поскольку Google Таблицы размещены онлайн, вы можете работать с ними совместно с неограниченным количеством других людей. Наполнять данными, строить графики и диаграммы, отмечать статусы, работать с аналитикой — все это доступно в онлайн-режиме для многих пользователей. При этом, сохранение данных происходит автоматически и быстрее, чем в Excel.

Формулы Google Таблиц не уступают этому инструменту в Excel. Некоторые могут работать с интернетом, поскольку это изначально веб-инструмент.

Если вы еще не пробовали Google Таблицы или только начали и не знаете всех возможностей, прочтите эту статью. Не претендуем на исчерпывающее описание работы Google Таблиц, но дадим несколько лайфхаков, которые позволят узнать этот инструмент поближе. 

Горячие клавиши в Google Таблицах

Ни для кого не секрет, что горячие клавиши упрощают работу. Важно только знать хотя бы самые часто используемые сочетания и к ним привыкнуть. Горячие клавиши есть и в Google Таблицах — они позволяют ускорить работу с таблицами примерно в полтора раза. 

Не обязательно пользоваться всеми сочетаниями. Рекомендуем выбрать самые полезные для себя и начинать с 2-3 в неделю. Так, постепенно осваивая новые варианты, вы расширите свой арсенал горячих клавиш до нескольких десятков и поймете, насколько проще стало работать.

Можно найти каталог горячих клавиш в меню самих таблиц. Нажмите в верхнем меню «Справку» и выберите «Быстрые клавиши».

В открывшемся меню можно выбирать разные функции и изучать, как с ними работать с помощью быстрых клавиш.

Здесь приведем несколько примеров:

• F4 — повтор последнего действия;
• Ctrl + X — вырезать;
• Ctrl + C — копировать;
• Ctrl + V — вставить;
• Ctrl + Home — возвращение в начало листа;
• Ctrl + Backspace — переход к активной ячейке;
• Ctrl + K — вставка ссылки.

В Google Таблицах работают и привычные сочетания из Excel, и специфичные именно для этого сервиса. Так что лучше отдельно изучить это меню.

Как сделать выпадающий список

Заранее заданные значения в выпадающих списках позволяют лучше систематизировать данные и избежать ошибок при их обработке. То есть одинаковые категории или названия будут заноситься в таблицу в едином формате, одинаковом для всех пользователей.

Можно настроить выпадающий список в Google Таблицах двумя способами.

1. Со значениями из заранее заданного диапазона данных. Для этого создайте список данных в отдельной вкладке и столбце. Затем выберите ячейки, для которых хотите делать список. Перейдите в меню «Данные» и выберите «Настроить проверку данных». В открывшемся окне по умолчанию стоит «Значение из диапазона» – оно вам и нужно. Далее выбираете значения из заранее приготовленного списка и нажимаете «ОК».

2. С созданием новых значений. В этом случае пройдите весь путь, как описано выше, но вместо «Значение из диапазона» выберите «Значение из списка». Дальше введите вручную все необходимые значения через запятую.

Условное форматирование Google Таблицы

Вам будет проще работать с таблицами, если вы настроите условное форматирование ячеек. Оно позволяет автоматически подстраивать заданный формат ячеек при вводе определенных данных: фон в ячейках, строках или столбцах, цвет текста.

Чтобы задать формат в Google Таблице перейдите в верхнем меню в «Формат», затем выберите «Условное форматирование». Затем работайте в правой панели инструментов, чтобы задать нужные правила форматирования.

Например, можно задать цвет ячеек при вводе определенных данных и градиент этого цвета в зависимости от значения от минимального к максимальному. Можно выделить цветом повторяющиеся значения или строки, в которых есть необходимые значения.

Чекбоксы

В Google Таблицах можно использовать чекбоксы, или флажки — интерактивные элементы, которыми маркируется изменение состояния. Это удобно в работе со статусами проектов, списками дел, интерактивными диаграммами. 

Включенный чекбокс в ячейке означает «ИСТИНА», выключенный — «ЛОЖЬ». В зависимости от состояния чекбокса можно задавать условное форматирование ячеек. Например, при включенном флажке строка окрасится в определенный цвет или текст в ней перечеркнется.

Флажки также могут выделять определенные данные в таблице. Например, можно задать выделение всех значений менее 100 при включении чекбокса.

Если у вас в диаграмме есть несколько рядов данных (например, тренды разных годов), вы можете с помощью чекбоксов настроить включение нужного ряда (или нескольких рядов) на диаграмме.

Вставить чекбоксы в ячейки Google Таблицы можно, нажав в верхнем меню «Вставка», а затем выбрать «Флажок». 

Чекбоксы можно в дальнейшем форматировать, как и любые другие ячейки.

Работа с изображениями

В Google Таблицах можно работать не только с цифрами. Вы можете сделать каталог визуальных материалов или использовать логотипы в списке компаний или продуктов. Для этого есть опция загрузки изображений прямо в ячейки. Требования к таким изображениям: размер до 50 Мб, формат JPEG, PNG или GIF. 

Вставить изображение очень просто: выберите нужную ячейку, зайдите в меню «Вставка», выберите «Изображение».

Какие есть опции в работе с изображениями в Google Таблицах:

• можно вставить изображение внутрь ячейки и форматировать его там, а можно использовать вставку поверх ячейки — тогда вы сможете свободно его передвигать, сжимать и растягивать поверх сетки;
• картинки можно загружать с компьютера, с сайта в интернете;
• можно «подгонять» картинку под ячейку: масштабировать и растягивать, задавать произвольный размер. Для этого используйте функцию Image. 

Заключение

Мы рассмотрели всего лишь несколько возможностей Google Таблиц, и вам теперь есть с чего начать свое знакомство с этим инструментом. Но поскольку в первую очередь это полезно для совместной работы людей, не забудьте поделиться новым опытом с коллегами, сотрудниками. 

Как правило, в компании тяжело внедрять новые решения, но процесс пойдет быстрее, если назначить кого-то ответственным за это. Если кто-то возьмет на себя функцию Google Sheets гуру и будет помогать всем пользователям.