Топ 10 сервисов для управления работой

Управление проектами и задачами — ключ к эффективной работе любой команды. Независимо от того, являетесь ли вы частью небольшой стартап-команды или крупной корпорации, правильный инструмент для управления задачами может существенно повысить продуктивность и улучшить координацию. Мы собрали 10 лучших сервисов доступных в России для управления командой, каждый из которых обладает уникальными преимуществами и предназначен для различных нужд и типов команд. Одни позиционируют себя как аналоги Jira, а другие — полную его противоположность.

1. Kaiten

Гибкий таск-менеджер для разного размера и вида команд. С его помощью возможно настроить даже очень сложные процессы. Точечные задачи команд можно связать с верхнеуровневыми планами и наблюдать за работой всей компании на одном экране. 

Бесплатный тариф Kaiten — это не просто пробная версия, а полноценный продукт. Вы можете создавать карточки с задачами, использовать в них дополнительные поля, оставлять комментарии, отображать задачи проекта в виде канбан-доски или календаря. Небольшим компаниям порой хватает этих возможностей, и они работают без подключения платных модулей.  

Если все же нужны дополнительные возможности, то на платных тарифах есть диаграмма Ганта, расширенные возможности аналитики и автоматизации работы с карточками. Для службы поддержки есть специальный модуль, который удовлетворяет потребности такого вида команды. 

Также у Kaiten есть собственный текстовый редактор для хранения документации. Удобно, когда всё в одном месте. Можно подключить чат-бота в Telegram и получать уведомления об изменениях в карточках и оставлять комментарии, не заходя на доску с задачами.

Подходит для компаний с высоким уровнем безопасности, так как есть серверная версия. Kaiten поддерживает множество интеграций с другими инструментами и сервисами, что позволяет эффективно использовать его в рамках существующей инфраструктуры. Есть автоматический импорт данных из других таск-трекеров, например Jira, Trello или Asana.

Кратко о сервисе

• Подходит для команд любого размера;
• есть тестовый период и бесплатная версия приложения;
• на одном пространстве можно объединять несколько досок. Если вы руководитель, с помощью этого вы сможете видеть прогресс всех команд, задействованных в проекте на одном экране; 
• можно приглашать неограниченное количество пользователей для просмотра доски или пространства даже в бесплатной версии программы; 
• есть Диаграмма Ганта;
• разработан модуль для Службы поддержки;
• открытый API.

Минусы

• Интерфейс таск-трекера сильно отличается от аналогов, особенно от Jira. Команде понадобится время, чтобы привыкнуть;
• если у вас команда из 500 человек, без дополнительных модулей обойтись будет сложно. Скорее всего, вам придется подключать платные модули. 

Тестовый период и бесплатные тарифы

В течение 14 дней вы можете бесплатно протестировать любой модуль. Также есть бесплатный тариф, где доступны все базовые инструменты для работы с задачами и документами. 

Кейсы:

Кейс Х5 Group: перенесли процессы 7500 сотрудников из Jira в Katen

Кейс «Самолет»: трансформация процессов при масштабировании бизнеса. 

Почему «Додо Пицца» стала использовать Kaiten вместо связки Trello и Jira

Настройте автоматизации с Kaiten с другими сервисами через Albato.

2. Todoist 

Обладает всеми базовыми функциями онлайн таск-менеджера: создание карточек с задачами, назначение ответственных, фиксирование сроков исполнения и приоритета задач, общение по задаче в карточке. Есть интеграция с Google Календарем, Slack и другими популярными сервисами. На сайте можно найти множество шаблонов для организации рабочего пространства: от маркетингового отдела до бухгалтерии. 

Особенность Todoist — геймификация. Система «Карма» мотивирует пользователей выполнять задачи вовремя, предоставляя игровые элементы, которые помогают следить за продуктивностью. 

Для крупных проектов и детализированного управления у Todoist не хватает многих функций. Это скорее планер для личных нужд.

Кратко о сервисе

• Подходит для личного планирования или небольших команд,
• широкие возможности интеграции,
• геймифицированная система «Карма»,
• простой и минималистичный дизайн.

Минусы

• Ограничены возможности для крупных проектов,
• не хватает визуальных инструментов для планирования.

Тестовый период и бесплатные тарифы

Тестовый период всех функций — 14 дней.

Есть бесплатный тариф. В него входят базовые возможности для работы с задачами. Главное ограничение — можно создать только 5 проектов и подключить только 5 сотрудников. Загружаемые файлы не должны превышать 5 МБ. Если нужно больше проектов и возможностей, придется переходить на платные тарифы.

Людей, которые не входят в организацию, можно приглашать в проекты в качестве гостей бесплатно и в любом количестве.

Кейсы

Как организовать свое домашнее пространство в 2024 году

Реалистичное руководство по управлению временем

Настройте автоматизации с Todoist и другими сервисами через Albato. 

3. Shtab

Предлагает комплексный подход к управлению проектами. Для визуализации работы вы можете создавать канбан-доски и задачи на них, устанавливать сроки выполнения, назначать ответственных. Платформа поддерживает совместную работу, поэтому в карточках с задачами пользователи могут обмениваться комментариями и файлами. Есть чат-бот в Telegram, который сообщает об изменениях в задачах и позволяет отправлять комментарии прямо через бота.

Для анализа продуктивности и планирования ресурсов есть отчёты и диаграммы. Платформа подходит для небольших и средних команд, которым требуется гибкость и простота в управлении проектами. Однако для крупных проектов или команд, которым необходимы продвинутые функции и кастомизация, Shtab может быть недостаточно функциональным.

Кратко о сервисе

• Подходит для небольших и средних команд,
• есть канбан-доски и всё для работы с задачами для визуализации процессов,
• широкие возможности интеграции.

Минусы

• Ограниченные возможности кастомизации для крупных проектов,
• мало инструментов для аналитики.

Тестовый период и бесплатные тарифы

Тестовый период всех функций — 14 дней.

Есть бесплатный тариф. На нем может работать команда до 5 человек, доступен 1Гб для хранения файлов, канбан-доска с базовыми возможностями настройки карточек с задачами. 

Кейсы

Как юридическая компания Runetlex перенесла работу с клиентами из Trello в Shtab

Как проектный институт визуализировал деятельность с помощью Shtab

Настройте автоматизации с Shtab с другими сервисами через Albato.

4. Moo.Team 

Moo.Team предлагает канбан-досоки и диаграмму Ганта для визуализации проектов. Платформа также включает встроенные инструменты для общения, такие как чат и видеозвонки. Встроенный редактор текста для базы знаний поможет новичкам вливаться в рабочие процессы.

Для контроля выполнения задач и аналитики в Moo.Team есть инструменты для отслеживания прогресса и производительности. Также есть таймер учёта рабочего времени, что помогает при работе со специалистами с почасовой оплатой.

Кратко о сервисе

• Подходит для средних и маленьких команд,
• есть канбан-доски и диаграмма Ганта, 
• встроен чат и видеозвонок,
• широкие возможности интеграции.

Минусы

• Сложность интерфейса для новых пользователей
• возможные проблемы с производительностью при больших объемах данных.

Тестовый период и бесплатные тарифы

Тестовый период всех функций — 14 дней.

Есть бесплатный тариф. По функциональности он не отличается от платных, но есть ограничения: 

• можно создать до 2 проектов,
• добавить до 3 пользователей, 
• доступен только 1Гб для хранения файлов.

Настройте автоматизации с Moo.Team и с другими сервисами через Albato.

5. Yougile

Инструмент для управления проектами и задачами, который ориентирован на гибкие методологии. Это аналог Трелло. Работа организовывается с помощью канбан-досок. На них можно создавать задачи и подзадачи, устанавливать сроки выполнения и назначать ответственных. Есть встроенные инструменты коммуникации, такие как чат и комментарии к задачам.

Может интегрироваться с различными внешними сервисами, такими как Google Drive и Slack, что позволяет оптимизировать рабочие процессы и сократить время на выполнение рутинных задач. Платформа также поддерживает создание отчетов и диаграмм для анализа эффективности работы команды. Yougile ориентирован на небольшие и средние команды.

Кратко о сервисе

• Подходит для небольших и средних команд,
• интеграция с Google Drive и Slack,
• есть встроенный чат.

Минусы

• Ограниченные возможности для крупных команд и сложных проектов,
• не хватает возможностей для аналитики.

Тестовый период и бесплатные тарифы

В облачной версии 10 пользователей могут пользоваться всеми функциями  Yougile бесплатно и без ограничений. 

В коробочной версии есть только 7 дней тестового периода.

Кейсы

Кейс использования в Интернет-банке. Передача задач в сложных процессах

Видеокейсы внедрения YouGile

Настройте автоматизации с Yougile и другими сервисами через Albato. 

6. Мегаплан

Сервис для управления задачами проекта, который позволяет создавать и назначать задачи, отслеживать их выполнение, управлять проектами и взаимодействовать с клиентами через встроенную CRM-систему. Платформа поддерживает интеграцию с различными сервисами, такими как 1С и AmoCRM, что делает её очень гибкой и подходящей для разнообразных бизнес-потребностей.

Пространства состоят из виджетов, которые помогают видеть, над какими задачами работают сотрудники, и следить за прогрессом. Подходит для небольших и средних команд, которым необходимо эффективное управление задачами проекта, а также качественное взаимодействие с клиентами. 

Кратко о сервисе

• Подходит для небольших и средних команд,
• встроена CRM-система,
• простой и интуитивный интерфейс.

Минус — ограниченные возможности интеграции с внешними сервисами. 

Тестовый период и бесплатные тарифы

Тестовый период всех функций — 14 дней.

Бесплатного тарифа — нет.

Кейсы

Как 5Post, дочка X5 Group использует Мегаплан в работе

Как Мегаплан помог в перезапуске бренда женской одежды

Настройте автоматизации с Мегаплан и другими сервисами через Albato.

7. Битрикс24

Изначально Битрикс24 был CRM-системой и корпоративным порталом для компаний, что также повлияло на набор его функций. В таск-менеджере можно работать с простыми задачами: фиксировать работу над ними и привязывать к проектам. Однако архитектура Битрикс24 слишком сложная, чтобы следить за верхнеуровневыми задачами. Возможность интеграции с популярными сервисами, такими как Google Drive и Microsoft Office. 

CRM-система помогает в управлении клиентскими данными и улучшает взаимодействие с клиентами, а интегрированные чаты и видеозвонки способствуют более оперативной коммуникации внутри команды. 

Кратко о сервисе

• Подходит для небольших и средних команд с простыми рабочими процессами,
• есть CRM, календарь, чат и видеозвонки,
• платформа поддерживает облачную и локальную версию.

Минусы

• Интерфейс перегружен функциями,
• периодические есть проблемы с производительностью.

Тестовый период и бесплатные тарифы

Тестовый период всех функций — 14 дней.

Есть бесплатный тариф. Основное ограничение — место для хранения файлов 5 Гб. Есть ограничения в функциональности календаря, работе видеоконференции и количестве отчетов для аналитики. Также ограничены настройки автоматизации. 

Кейсы

Битрикс24 для федерации сноуборда «EXTREME TEAM»

Автоматизация внутренних процессов АНО «АртМастерс»

MusicLegacy 

Настройте автоматизации с Битрикс24 и другими сервисами через Albato.

8. Yandex Tracker

Внутренний продукт Яндекса, который входит в пакет Яндекс 360. В нём можно организовать рабочий процесс, отслеживать задачи проекта и сроки их выполнения. Yandex Tracker поддерживает интеграцию с другими сервисами Яндекса, такими как Яндекс Почта и Яндекс Диск, что делает его удобным для пользователей экосистемы Яндекса. Платформа также позволяет создавать отчеты и аналитику для оценки продуктивности команды. Yandex Tracker доступен в виде веб-версии, также есть мобильное приложение: Android, iOS.

У сервиса есть только облачная версия. Это значит, что для компаний, которые хотят сами создавать инфраструктуру и хранить свои данные на корпоративных серверах, Yandex Tracker не подойдет. 

Кратко о сервисе

• Подходит для небольших и средних команд,
• простой интерфейс,
• удобно интеграция с сервисами Яндекса.

Минусы

• Ограниченные возможности кастомизации, 
• нет серверной версии task-tracker.

Тестовый период и бесплатные тарифы

Использовать ресурсы Yandex Cloud, в пакет которого входит Yandex Tracker, можно в тестовом периоде. Пользователю выделяется стартовый грант, который можно потратить на те или иные услуги.

Есть бесплатный тариф для небольших команд до 5 человек.

Кейсы

Как агентство по разработке интернет-магазинов Intensa снизило расходы на 35%

Как Mediascope перенесла десятки тысяч задач в Yandex Tracker

Настройте автоматизации с Yandex Tracker и другими сервисами через Albato.

9. ПланФикс

У ПланФикс много функций: управление проектами, учет рабочего времени, автоматизация задач и интеграция с различными сервисами. С помощью ПланФикс можно создавать детализированные отчеты и диаграммы, что позволяет анализировать производительность команды и оптимизировать процессы.

Гибкость настроек поможет адаптировать ПланФикс под специфические требования команды, а интеграция с различными популярными сервисами, такими как Google Workspace и 1С, делает его еще более полезным для бизнеса.

Кратко о сервисе

• Подходит для команд любого размера,
• гибкие настройки,
• есть учет рабочего времени,
• большие возможности интеграции с другими сервисами.

Минусы

• Сложный интерфейс для новых пользователей,
• высокая стоимость для небольших команд.

Тестовый период и бесплатные тарифы

Тестовый период всех функций — 14 дней.

Есть бесплатный тариф для 5 сотрудников. Доступен 1Гб для хранения файлов. Ограничены возможности интеграции, а также мало пользовательский полей.

Кейсы

Как с помощью ПланФикса организовать базу клиентов детского центра

Как Цитрус Академия наладила бизнес-процессы и пережила коронакризис с помощью ПланФикс 

Настройте автоматизации с ПланФикс и другими сервисами через Albato.

10. Redmine

Гибкий инструмент для управления проектами и задачами с открытым исходным кодом. Redmine поддерживает управление проектами, отслеживание задач, диаграммы Ганта и интеграции с другими инструментами. Благодаря открытому исходному коду Redmine можно настроить под конкретные нужды команды. Платформа также поддерживает плагины, что позволяет расширить её функциональность.

Redmine идеально подходит для команд, которые нуждаются в гибкости и готовы инвестировать время в настройку системы под свои нужды. Открытый исходный код позволяет интегрировать Redmine с различными системами и сервисами, создавая уникальное решение для управления проектами. Однако для использования Redmine может потребоваться техническая поддержка, что делает его менее подходящим для команд без соответствующих навыков.

Кратко о сервисе

• Подходит для команд любого размера,
• гибкие настройки,
• поддержка плагинов.

Минусы

• Для настройки требуется техническая поддержка,
• сложность освоения для новых пользователей.

Тестовый период и бесплатные тарифы

Базовый код Redmine распространяется бесплатно. Любой желающий может скачать дистрибутив и установить его на свой сервер. Однако нужно будет потратить много времени и ресурсов разработчиков, чтобы доработать базовые настройки.

Настройте автоматизации с Redmine и другими сервисами через Albato.

На что обратить внимание, чтобы выбрать подходящий сервис для команды

Используйте тестовый период 

Внимательно изучите интерфейс, функции, возможности интеграции. Тестовый период поможет увидеть, как таск-менеджер работает в реальной жизни, и позволит определить, подходит ли он вашей команде и типу проектов. Это особенно важно, если у вас специфические требования или сложные процессы, которые могут быть реализованы не во всех приложениях. Чем лучше вы изучите инструмент в реальных условиях, тем более обоснованным будет ваш выбор таск-менеджера. 

Задавайте вопросы менеджерам и технической поддержке 

Уточнять любые нюансы. Узнавайте всё, что показалось непонятным при работе с программой. Также это возможность оценить компетентность и оперативность работы службы поддержки. Убедитесь, что команда поддержки готова помочь вам быстро и эффективно, что особенно важно в критические моменты.

Изучите кейсы других компаний

Многие компании публикуют кейсы или истории успеха своих клиентов. Изучите кейсы, чтобы понять, как другие организации решают задачи, похожие на ваши, с помощью выбранного инструмента. Это поможет найти идеи для организации работы, оптимизации процессов и максимально эффективного использования возможностей платформы.