Как преподаватель сэкономил 10 часов в месяц с Альбато: автоматическая email-рассылка учебных материалов
Преподаватель получал по 20-30 писем в день: студенты просили выслать ссылки на курсы.
Каждый раз нужно было открыть письмо, найти нужную ссылку в архиве, прикрепить ее к письму и отправить. На это уходило до 40 минут в день.
Мы сделали простое решение в Альбато, которое теперь делает это автоматически.
Студент пишет письмо с темой «Физика» — и через 10 секунд получает ответ с нужной ссылкой.
Решение: автоматическая отправка ссылок по email
Всего три шага в Альбато, и система готова к работе. Настройка заняла 15 минут.
Как выглядит автоматизация:
- Письмо студента приходит на специальный адрес.
- По теме письма система находит нужную ссылку.
- Студент получает автоматическое письмо со ссылкой на курс.
В результате преподаватель экономит до 10 часов в месяц, а студенты получают материалы мгновенно.
Как это работает
1. Получение письма
Альбато мониторит указанную почту (например, Mail.ru, Gmail или Яндекс). Как только приходит новое письмо, связка запускается автоматически.
2. Сопоставление темы письма со ссылкой
С помощью «Табличной замены» система находит, какой курс запросил студент.
Например:
| Название курса | Ссылка |
|---|---|
| Физика | https://disk.yandex.ru/d/xxx-fizika |
| Математика | https://disk.yandex.ru/d/xxx-matematika |
| История | https://disk.yandex.ru/d/xxx-istoriya |
Если студент написал «Физика» в теме – он получит ссылку на курс по физике.
3. Отправка ответного письма
Альбато автоматически формирует и отправляет письмо с готовой ссылкой. Ответ приходит через 5–10 секунд.
Что нужно подготовить
- Разместите учебные материалы в облаке — Яндекс.Диск, Google Drive, Dropbox и т.д.
- Сделайте публичные ссылки на файлы (чтобы не требовался запрос доступа).
- Установите готовое решение: https://new.albato.ru/share/confirmation/solution/aAvQwnTikCruHVhkI3lQnQ
Технические нюансы и советы
- Папка для писем: по умолчанию используется Inbox, но можно выделить отдельную папку «Запросы студентов».
- Формат запросов: по умолчанию — из темы письма. Можно настроить поиск по тексту.
- Проблема со спамом: попросите студентов один раз отметить письмо как «Не спам» — дальше всё будет работать стабильно.
- Любая почта: Gmail, Mail.ru, Яндекс, Outlook, IMAP — без ограничений.
Что получилось в результате
- Экономия до 15 часов в месяц у преподавателя
- Ответ студенту — за 10 секунд
- Работает 24/7 без участия человека
- Нет ошибок — каждый получает ссылку на свой курс
- Легко масштабировать: просто добавляйте новые курсы в таблицу
Расширения для вашей задачи
На базе этого решения можно:
- отправлять напоминания о дедлайнах;
- собирать обратную связь после курса;
- автоматически выдавать сертификаты;
- интегрировать обучающие платформы с CRM.
👉 Попробуйте шаблон или напишите нам — поможем адаптировать под ваш сценарий.
FAQ: частые вопросы
Можно ли использовать другую почту, кроме Gmail?
Что делать, если письмо студента попадает в спам?
Можно ли искать запрос не по теме письма, а по тексту?
Как добавить новый курс?
Что делать, если у студента не открывается ссылка?
Хотите больше таких идей?
Подписывайтесь на сообщество Альбато в Telegram – более 1700 участников делятся своими автоматизациями для образования, бизнеса и онлайн-проектов.
