Заказы с сайта и агрегаторов в iiko: как не перебивать их вручную

Заказ приходит на почту или в чат, администратор открывает iiko и перебивает его по одному полю. В час пик так теряются минуты, позиции путаются, кухня видит блюдо с опозданием.

Чтобы передавать заказы с сайта и из агрегаторов доставки в iiko автоматически, связку собирают в no-code платформе интеграции. Источник заказа отправляет данные, а Альбато создаёт заказ в iiko. Работает это и с сайтом на любом конструкторе, и с агрегаторами доставки: все источники сходятся в одной кассовой и учётной системе.

Содержание:

→ Где теряется время: ручной перенос заказов в iiko
→ Почему обычные обходы не спасают
→ Как выглядит рабочее решение: все источники в iiko в одном окне
→ Как собрать связку с iiko в Альбато
→ Что это даёт и что учесть
→ Частые вопросы

Где теряется время: ручной перенос заказов в iiko

Ручной перенос заказа в iiko делает администратор зала, менеджер доставки или оператор. Каждый заказ он открывает по очереди и вручную вносит в кассовую систему: блюда, модификаторы, адрес, телефон. При десятке заказов в час это превращается в отдельную работу вместо работы с гостями.

Цена такого процесса видна именно в час пик. Пока оператор перебивает один заказ, приходят ещё три, очередь растёт, кухня получает заявку с задержкой. Ошибка в одной позиции означает переделанное блюдо и недовольного клиента.

Боль усиливается, когда источников несколько. Один заказ пришёл с сайта, другой из агрегатора доставки, третий по телефону. Человек сводит их в iiko руками и держит в голове, что откуда пришло. Чем больше каналов, тем выше шанс потерять или перепутать заказ.

Отдельная статья расходов тут скрытая: пока сотрудник переносит заказы, он не отвечает гостям и не принимает звонки. На потоке это десятки минут в день, которые уходят на механический ввод вместо работы с клиентами. Похожая проблема разобрана в материале про то, как не терять заявки с сайта.

Цена ручного переноса складывается из нескольких слагаемых сразу: минуты на каждый заказ в час пик, перепутанные позиции, опоздания заявок на кухню и время, которое сотрудник тратит на ввод вместо работы с гостями. По отдельности каждый пункт кажется мелочью, но на потоке они суммируются в заметную нагрузку.

Почему обычные обходы не спасают

Первый обход: выгрузка заказов в таблицу или на почту, а потом перенос в iiko. Это тот же ручной ввод, только с задержкой: заказ всё равно попадает в кассу через человека, а в пик задержка растёт.

Второй обход: посадить на перенос отдельного сотрудника. Он закрывает проблему скорости, но это зарплата за механическую работу, которую можно не делать. В сезон или на выходных одного человека не хватает.

Третий обход: самописный скрипт под каждый источник. Он работает, пока не меняется формат данных на сайте или у агрегатора. Любое обновление ломает связку, и нужен разработчик, чтобы её чинить. Для одной точки это дорогая поддержка.

Честно: если заказов один-два в день, автоматизация не окупается, ручной перенос нормален. Связка нужна там, где поток регулярный и источников несколько. Как навести порядок, когда каналов много, подробно описано в статье про мультиканальные продажи без хаоса в заказах.

Как выглядит рабочее решение: все источники в iiko в одном окне

Рабочая схема одна: источник заказа отправляет данные, Альбато принимает их и создаёт заказ в iiko. Источником выступает не iiko, а сторона, откуда приходит заказ: форма сайта, вебхук или API агрегатора. В каталоге Альбато у iiko раздел исходных событий пуст, поэтому запуск связки идёт со стороны сайта или агрегатора.

Сайт подходит на любом конструкторе. Форма или корзина на Тильде, Битрикс24, WordPress или самописном движке отправляет заказ через форму или вебхук. Агрегатор доставки подключается так же: через вебхук, форму или его API. Каждый источник настраивается на одно и то же действие в iiko, поэтому заказы со всех каналов приходят в одно окно.

В iiko заказ создаётся готовыми действиями из каталога Альбато. Основные: «Создать заказ» и «Создать доставку». Дополнительно есть «Добавить клиента к заказу», «Закрыть заказ», «Поиск заказа по ID». Для доставки обычно хватает «Создать доставку» плюс «Добавить клиента к заказу», чтобы в карточке сразу был телефон и адрес гостя.

Если у вас именно Тильда и нужна одна узкая связка, посмотрите отдельный разбор про интеграцию Тильды и iiko: там одна корзина сайта на одном конструкторе. Эта статья про картину шире, когда источников несколько.

Как собрать связку с iiko в Альбато

Техническая часть короткая. Ниже ход настройки, а точные значения полей и скриншоты каждого шага есть в справочном центре.

1. Создайте приложение в iiko. В портале разработчика iiko (public-api.iikoweb.ru/portal) откройте раздел «Приложения» и нажмите «Создать приложение».
2. Заполните поля и выберите тип. Укажите название, категорию и описание, выберите тип «server-to-server» и нажмите «Создать приложение».
3. Сохраните Client Secret. Он показывается один раз. Скопируйте его, сохраните в надёжном месте и нажмите «Я сохранил токен, закрыть».
4. Скопируйте App ID приложения, он понадобится для подключения.
5. Сгенерируйте API Key. В iikoWeb откройте раздел «Интеграции» и создайте API-ключ в разделе «API-ключи».

После того как приложение в iiko создано и ключи на руках, подключение добавляется уже на стороне Альбато.

6. Добавьте подключение в Альбато. В разделе «Подключения» нажмите «Добавить подключение» и выберите iiko.
7. Заполните поля авторизации. Введите название подключения, API Key, App ID и Client Secret, нажмите «Далее».
8. Держите подключение актуальным. iiko переводит интеграции на новые методы авторизации и задаёт срок обновления, а доступ к организациям ресторана определяется API-ключом. Проверяйте статус подключения, чтобы связка не отвалилась.

Полная инструкция со скриншотами каждого шага есть в справочном центре Альбато. После подключения вы добавляете источник заказа и действие iiko, и связка готова.

Собрать такую связку можно самостоятельно в пробном периоде, без оплаты на старте.

Что это даёт и что учесть

После запуска связки заказ с сайта или из агрегатора приходит в iiko сам. Администратор не перебивает его руками и занимается гостями, а кухня видит заявку сразу, без очереди на перенос. В час пик пропадает именно та задержка, из-за которой блюда опаздывают.

Второй эффект заметен на масштабе. Когда открывается новая точка или добавляется ещё один канал продаж, не нужно нанимать человека под перенос заказов: новый источник подключается к той же связке. Поток растёт, а ручной работы больше не становится. Это и есть разница между процессом, который держится на людях, и процессом, который держится на связке.

Что учесть. Подключение iiko нужно держать актуальным: сервис переводит интеграции на новые методы авторизации, поэтому за статусом подключения стоит следить. Доступ к организациям ресторана задаётся API-ключом, так что ключ должен быть от нужной точки. И связка оправдана при регулярном потоке: ради одного-двух заказов в день её настраивать не стоит.

Если заказы бывают нестандартные, например с комментарием гостя, который надо разобрать и разнести по полям, в связку можно добавить шаг с ИИ-агентом Альбато. В Альбато вы и создаёте ИИ-агента, и подключаете его к сервисам одной платформой: агент разбирает текст заказа своими словами и передаёт данные дальше в iiko. Отдельная ЛЛМ (большая языковая модель) для этого не обязательна, можно начать со встроенной модели Альбато AI.

Похожие сценарии для доставки собраны в статье про автоматизацию доставки в интернет-магазине: там те же принципы, что откуда и куда едет.

Настроить передачу заказов в iiko можно самостоятельно и бесплатно в течение пробного периода.